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Nos pasa a muchos…. A veces tenemos tantas tareas por hacer que saltamos de unas a otras y el resultado tiende a ser el mismo: las dejamos todas incompletas y no cumplimos con los tiempos de entrega.
Aprender a gestionar nuestro tiempo de manera correcta es clave para completar nuestras tareas o proyectos de manera eficiente. Cuando aprendemos a administrar nuestro tiempo, nuestra capacidad de concentración mejora y nos logramos enfocar mejor. Esto se traduce, a su vez, en una mejora de la calidad del trabajo y por supuesto, de los resultados.
Si te cuesta gestionar tu tiempo de manera eficiente, ¡no hay de qué preocuparse! Aquí te traemos unas técnicas conocidas que seguro te serán de gran utilidad a la hora de realizar tus tareas.
Técnica del Pomodoro
¿Has oído hablar de esta técnica? Es comúnmente utilizada para incrementar la productividad al estudiar, pero también se puede aplicar al ámbito laboral. Esta técnica consiste en usar un temporizador para dividir las tareas diarias en “pomodoros” que son bloques de 25 minutos separados por un breve descanso de 5 minutos. El objetivo es ayudar a centrar toda tu atención en una sola tarea sin ningún tipo de distracción por el tiempo del pomodoro.
En resumen, estos serian los 5 pasos a seguir:
- Elegir una tarea para ejecutar
- Poner en el temporizador 25 min
- Trabajar sin ninguna distracción por el tiempo del pomodoro
- Pasados los 25 min, tomar un descanso de 5 min
- Cada 4 pomodoros, tomar un descanso más largo de unos 20-30 minutos
Esta web está dedicada a esta técnica, y contiene temporizadores para pomodoros e incluso para descansos largos o cortos.
El método ABCD
Si eres de los que prefiere dividir las tareas por orden de importancia, ¡te será muy útil el método ABC para concentrarte! Este método se centra en ordenar las tareas en 3 categorías:
- Categoría A: Las tareas de esta categoría son las que se priorizan. Son las tareas más urgentes que tienen un límite de tiempo para completarse. Su falta de ejecución puede tener consecuencias. Por ejemplo: la entrega de un proyecto a cliente o una presentación de resultados.
- Categoría B: Estas tareas son menos prioritarias que las de la categoría A. Generalmente son tareas que no tienen un límite de tiempo, pero que son necesarias para proceder con otras. Por ejemplo: una llamada a un cliente o responder unos emails acerca de un proyecto.
- Categoría C: Aquí entran las tareas menos importantes. Suelen ser tareas simples que se pueden completar en algún rato libre porque no tienen sentido de urgencia.
- Categoría D: Estas son las tareas que puedes delegar a otro miembro del equipo.
Categorizando tus tareas de esta manera, serás más ágil a la hora de identificar tus prioridades. Además, podrás organizar tu agenda de forma eficiente para no perder tiempo en tareas que no lo merecen.
La Matriz Eisenhower
La matriz Eisenhower es una herramienta que te ayuda a organizar tareas según su urgencia e importancia. Esta herramienta es parecida al método ABCD y consiste en dividir las tareas en 4 cuadrantes diferentes:
Cuadrante #1: Hacer Importantes y urgentes. Aquí es donde colocamos las tareas a priorizar que tienen una fecha límite de entrega. Deben ser ejecutadas lo más rápido posible.
Cuadrante #2: Programar
Importantes y no urgentes. Estas tareas son importantes de realizar pero no tienen una fecha de entrega o un sentido de urgencia. Su identificación oportuna nos permite estar al día para cumplir objetivos a largo plazo.
Cuadrante #3: Delegar
No importantes pero urgentes. Este tipo de tareas son las que le podemos delegar a algún miembro del equipo para aliviar la carga laboral. Son tareas que se interponen en la realización de objetivos y toman mucho tiempo.
Cuadrante #4: Eliminar
No importantes y no urgentes. Estas tareas son las que no contribuyen a los objetivos propuestos y además, nos desvían de lo que de verdad es importante. Se deben postergar o eliminar.
Lo bueno de esta técnica de gestión de tiempo es que es muy visual. Tener las tareas en cuadrantes te ayudará a visualizarlas mejor para distinguir entre lo importante y lo no importante. Eso sí, intenta no tener más de 10 tareas por cuadrante para no abrumarte. El simple hecho de establecer objetivos te hará más ágil a la hora de alcanzarlos.
Anímate a probar estas técnicas de gestión de tiempo y notarás cómo poco a poco, aprenderás a organizar tu tiempo de manera eficiente para cumplir con todas tus tareas y proyectos. Lo importante es siempre identificar qué tareas son prioritarias, evitar cualquier tipo de distracción y tomar descansos para relajar la mente.
