Reunión de kickoff

En el mundo actual, los proyectos ágiles requieren mucha planificación y esfuerzo de colaboración entre los miembros del equipo, a fin de ofrecer un producto de alta calidad y gran satisfacción al cliente, entre otros beneficios de la Agile project management. Una reunión de kickoff bien diseñada es una parte clave de esta planificación. Esta es una completa guía paso a paso. 

La reunión de kickoff

En una reunión de kickoff, el Product Owner y las partes interesadas pertinentes establecen planes, objetivos y responsabilidades para el trabajo del equipo en un nuevo producto o conjunto de características. Para la mayoría de las organizaciones, esto también se denomina product feature kickoff, en la que el equipo terminará con una visión compartida de lo que debe lograr la característica y un conjunto acordado de los próximos pasos tácticos para comenzar el desarrollo.

Si el Product Owner lo ejecuta correctamente, una reunión inicial debería contener:

• Visión de producto

Una reunión de kickoff bien organizada ofrece a los interesados de toda la empresa la oportunidad de ver cómo la creación de las características añadirá valor tanto para el usuario como para la propia empresa.  El propósito de esta reunión es con que todos comprendan la intención del equipo de construir la característica; y también debe comunicar qué problema del cliente se resolverá, indicando cómo se mejorará el producto. Para lograr una visión común del producto, es muy importante que el objetivo sea el mismo para todos y sea visto de la misma manera por todo el equipo. Pero esto no significa que todos compartamos la misma visión. Es una cuestión de alineamiento. Una gran manera de crear una visión compartida es a través de talleres de visión de producto. Un taller de visión está diseñado para todo el equipo, y si es posible para un focus group de usuarios que sea confiable y pequeño. Su objetivo es definir la visión de producto y alinearla con todo el equipo.

• Perspectivas de los Stakeholders

Una reunión inicial puede beneficiarse de varios puntos de vista y perspectivas de todos los Stakeholders. Es una oportunidad para descubrir posibles problemas, para que los desarrolladores puedan prever algunos aspectos del desarrollo de la característica. Si se ejecuta con éxito, el lanzamiento de una característica terminará con todos los interesados sabiendo exactamente lo que tienen que hacer a continuación para apoyar el desarrollo de la característica.

• Estrategia de producto

Una reunión de kickoff permite al equipo colaborar y establecer un plan estratégico de cómo avanzar. Cuando tenemos una visión definida y un equipo alineado que la comparte, es cuando se define una estrategia de producto. Este plan abarca muchos factores, desde el segmento de mercado hasta las características que tendrá nuestro producto y cómo las pondremos a disposición de nuestros usuarios. Es una propuesta de valor que contiene un modelo de negocio, describiendo canales, recursos, ingresos, costes y socios.

Pero, ¿qué hace que una reunión de kickoff sea buena o mala?

Un gran arranque es el resultado de una preparación adecuada. En esta guía cubriremos los principales pasos para hacer una buena reunión de inicio de proyecto.

¿Cómo preparar una reunión de kickoff ?

• Establece una hora apropiada, con asistencia completa, puede revisar a fondo todos los detalles del proyecto. La duración de una reunión de kickoff dependerá de la complejidad del proyecto. Asegúrate de tener suficiente tiempo para discutir todo lo que está en la agenda.

• Dirígete a tu público. Los participantes en la reunión deben ser dirigidos por el Product Onwer; especialmente si el equipo técnico no está presente. También es importante para todas las partes interesadas que tengan conocimiento de las necesidades de los clientes; así como disponer de algunos clientes finales, si es posible; y el equipo que va a trabajar en el proyecto. Prepara adecuadamente a tu equipo y proporcionale las herramientas adecuadas para el éxito.

• Establece una agenda adecuada. Este es un buen comienzo para comenzar bien la relación con el cliente. Un buen acercamiento al cliente necesita asegurar que le des al proyecto la mejor oportunidad de éxito. La reunión de kickoff ocurre una vez y es el comienzo del proyecto.

¿Cuáles son las etapas que debe cubrir una reunión de inicio de proyecto?

Las reuniones de kickoff son necesarias para cada proyecto, así que es muy importante tener una agenda adecuada para cada uno de ellos.

1. Presentaciones

Las reuniones de kickoff están diseñadas para dar al proyecto una cierta alineación y una dirección adecuada, el tiempo que se dedique a construir una relación duradera con todos los miembros del equipo y las partes interesadas resultará muy beneficioso a largo plazo.

2. Antecedentes del proyecto

Los antecedentes del proyecto son una visión general de alta prioridad ejecutada al comienzo de la reunión. Para una adecuada explicación de los antecedentes del proyecto, debes centrarte en las percepciones del proyecto, cuáles son los puntos críticos actuales, cuál es el contexto histórico y cómo el proyecto debe cambiar para mejor. Eso ayudará a comprender los componentes antiguos y nuevos del proyecto, desde la perspectiva interna hasta la dirección de alto nivel.

3. Misión del proyecto

El propósito de la declaración de misión del proyecto, es la visión de la empresa sobre el proyecto y cómo se configurará para que sea beneficioso a largo plazo. Sería un escenario de a largo plazo, pero la misión del proyecto debe ser corta, inspiradora y articulada.

4. Alcance

El alcance debe tener básicamente una breve descripción en la que se esbocen las características principales, las hipótesis y las limitaciones relacionadas con el proyecto descrito, el presupuesto y el calendario. Es muy importante lograr un consenso sobre el alcance, que ayudará a los miembros del equipo a estar en la misma página sobre los factores clave y las restricciones del proyecto.

Hay algunos enfoques recomendados que se deben recordar con respecto al alcance:

• Aportar una visión estratégica: la reunión debe crear una comprensión compartida de la visión del proyecto definiendo qué problema u oportunidad comercial se abordará, quiénes son los clientes objetivo, qué resultado del proyecto satisface las necesidades tanto de su organización como de los clientes, y cómo se medirá el éxito y con qué criterios de aceptación.
• Fijar expectativas realistas: compartir objetivos comunes y definir las funciones, responsabilidades y rendiciones de cuentas respectivas fortalecerá al equipo. Tanto el equipo como las partes interesadas deben ponerse de acuerdo sobre la viabilidad del proyecto.

• Discutir los riesgos: hacer que todos sean conscientes de los problemas y desafíos, establece el tono para conversaciones de equipo honestas que ayudarán a todos a priorizar los requisitos clave del proyecto, a superar los desafíos y a obtener mejores resultados a lo largo del proyecto.

5. Planificación

La planificación es una parte importante de todo el proceso. Decide cuáles son tus resultados y cuáles son los hitos esperados para que el equipo pueda estar preparado cuando haya algún problema en la fase de desarrollo.

6. Roles

Antes de que el proyecto se desarrolle, debes elegir los roles del equipo que formarán parte del proyecto. Esto te ayudará a mantener una conexión adecuada con tu equipo desde el principio y te facilitará establecer claridad. Es fundamental una comunicación clara, de modo que todas las partes externas involucradas tengan una clara comprensión de lo que implicará su participación.

7. Colaboración

Haz que todos en la reunión sepan que aprecias su presencia y que estás agradecidos de tenerlos a bordo y esperas trabajar conjuntamente en el proyecto. Esto puede ayudar a construir relaciones a largo plazo y crear una atmósfera de equipo considerado. Una reunión de inicio de proyecto reúne a los clientes y al equipo para colaborar en la construcción de una relación exitosa.

8. Sesión Q&A

Puede parecer bastante obvio, pero deberías dejar tiempo para una sesión de preguntas al final de la reunión. Esto ayuda a todos los presentes en la sala a salir con una idea clara de cómo se está llevando a cabo el proyecto y cuáles son los hitos. Deberían fomentar este tiempo de preguntas y respuestas y preguntar repetidamente si los miembros de su equipo tienen alguna pregunta o no.

Usar metodología ágil

Hay ciertos puntos que el equipo debe acordar durante una reunión de inicio ágil como la duración de los sprints, sesiones de retroalimentación sobre el desarrollo de historias de usuarios, entorno de prueba, lanzamientos, etc.  Al final de la reunión de inicio de carrera, cada persona debe tener una comprensión muy clara de la situación actual, así como de sus respectivas funciones y responsabilidades. Comparta esta información con cada miembro del equipo para asegurarse de que tiene acceso a todas las cosas que se discutieron en la reunión. Para ello, recuerde utilizar la metodología ágil.