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El objetivo de utilizar plantillas durante el proceso de definición de la iniciativa es transformar el proceso de definición de una tarea caótica y propensa a errores en una estrategia racionalizada y eficaz.
Garantiza que no se pase por alto ningún detalle, ofrece una estrategia visual clara, alinea a los equipos entre silos y estandariza la información para una rápida comprensión. Al adoptar un enfoque basado en plantillas, no solo se definen las iniciativas, sino que se sientan las bases de un proceso de ejecución cohesionado, eficiente y satisfactorio.
¿Por qué necesitamos una plantilla para tener éxito en el desarrollo de iniciativas?
1. Asegurarse de que nada se cuele por las rendijas
Definir una iniciativa de software implica múltiples facetas como objetivos, riesgos, dependencias e hitos. Sin una plantilla estructurada, es fácil que se pasen por alto detalles cruciales, lo que provocaría confusión y costosas revisiones posteriores. Las plantillas actúan como una lista de comprobación, garantizando que todos los componentes críticos se aborden desde el principio.
2. Visualizar la estrategia para alcanzar su objetivo
Una plantilla organiza la información y proporciona un lienzo para visualizar su estrategia. Esta representación visual facilita la conexión entre los objetivos y los pasos a seguir, garantizando la coherencia entre la visión y las tácticas necesarias para alcanzarla.
3. Alineación de todos los equipos afectados
Las iniciativas de software rara vez funcionan en silos: afectan a varios equipos, cada uno con sus prioridades y preocupaciones. Un enfoque basado en plantillas crea un lenguaje compartido que garantiza que todos, desde ingeniería hasta marketing, comprendan el alcance, el propósito y el papel de la iniciativa en su ejecución. Al fomentar la alineación en una fase temprana del proceso, la planificación minimiza la falta de comunicación, acelera la toma de decisiones y mantiene a los equipos cohesionados en su avance hacia el objetivo común.
4. Homogeneización de descripciones en aras de la eficacia
Cuando las iniciativas se definen en formatos diferentes o con niveles de detalle incoherentes, puede producirse confusión e ineficacia. Los responsables de la toma de decisiones pierden un tiempo precioso descifrando documentos en lugar de actuar sobre la base de las ideas. Las plantillas estandarizan las descripciones de las iniciativas, lo que agiliza y facilita la localización de la información necesaria. Esta uniformidad no sólo acelera la comprensión, sino que también facilita las comparaciones entre iniciativas, permitiendo una mejor priorización y asignación de recursos.
Preguntas a las que debe responder nuestra plantilla
Para garantizar que una plantilla apoye eficazmente nuestro proceso de definición de iniciativas, debe ayudarnos a responder a seis preguntas esenciales. Estas preguntas sirven de marco orientativo para confirmar que la plantilla aborda todos los aspectos críticos, proporcionando una base completa para la planificación, la alineación y la ejecución.
| ¿Quiénes son las personas implicadas? | Identifica claramente a todos los participantes: los propietarios responsables de impulsar la iniciativa, los equipos afectados que colaboran en la ejecución y las partes interesadas que influyen en los resultados o se ven afectadas por ellos. Esto garantiza la responsabilidad y la alineación desde el principio. |
| ¿Cuál es el valor que estamos dando? | Define el valor tangible o intangible que aportará esta iniciativa, ya sea resolver un problema del cliente, mejorar la eficiencia o aumentar los ingresos. Esto ancla la iniciativa a tu propósito y justifica tu priorización. |
| ¿Cómo vamos a medir el éxito de la iniciativa? | Establece métricas o KPI claros para medir el éxito, no como una herramienta para culpar, sino para aprender y adaptarse. Esto crea un bucle de retroalimentación para perfeccionar las estrategias y lograr mejores resultados. |
| ¿Cuál es la estrategia que vamos a seguir para alcanzar el objetivo? | Esboza el enfoque y las acciones clave necesarias para alcanzar los objetivos, asegurándose de que todos los equipos estén alineados y conozcan sus funciones en el plan. |
| ¿Cuándo va a ocurrir esto y cómo puedo medir los progresos? | Proporciona un calendario con hitos y puntos de control del progreso. Así se garantiza la claridad de las expectativas de entrega y se mantiene el impulso a lo largo de toda la iniciativa. |
| ¿Cómo tomamos las decisiones que construyen esta iniciativa? | Documenta los fundamentos de las decisiones, incluidas las aportaciones de las partes interesadas, los datos utilizados y las hipótesis formuladas. Esta transparencia fomenta la confianza y garantiza que todos entiendan el «por qué» de la iniciativa. |
Secciones recomendadas
Para definir y gestionar eficazmente las iniciativas, te recomendamos incluir las siguientes secciones en tu plantilla. Cada sección aborda cuestiones clave de nuestro marco orientativo, garantizando una cobertura exhaustiva del alcance y el propósito de la iniciativa. Esta plantilla ha demostrado su eficacia en el pasado, pero sigue siendo flexible y adaptable. A medida que el proceso evoluciona, también debería hacerlo la plantilla. Utilízala como punto de partida, adáptala a tus necesidades y procura mantener la coherencia en toda tu organización para crear una estructura que funcione transversalmente.
1. Propietarios
Identifica claramente a los equipos implicados, garantizando la claridad de funciones y responsabilidades:
- Equipos afectados: ¿Qué equipo o equipos se verán directamente afectados por esta iniciativa?
- Equipos de trabajo: ¿Quién trabajará activamente en la realización de la iniciativa?
2. Valor
Esta sección destaca la importancia de la iniciativa de forma que cualquier persona, incluso ajena al análisis o la ejecución, pueda entender su propósito. Aclara por qué, para qué y para quién existe la iniciativa:
- Quién: Identifica a las personas, usuarios o equipos que experimentan actualmente los puntos débiles descritos a continuación o a los que se beneficiarán de la solución propuesta.
- Por qué: Describe brevemente el problema, centrándote en los puntos débiles de los usuarios/clientes. Si procede, explica la oportunidad de negocio apoyándote en datos, investigaciones o análisis de mercado.
- Qué: esboza conceptualmente lo que podría resolver el problema, evitando detalles de aplicación demasiado técnicos en esta fase.
3. Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Define resultados mensurables para seguir los progresos y evaluar el éxito:
- Nombre del KPI: El nombre de la métrica a seguir.
- Descripción: Una breve explicación de lo que mide este KPI.
- Valor inicial: El estado actual de la métrica.
- Valor objetivo: El estado deseado después de la iniciativa.
- Cambio de valor previsto: La diferencia prevista entre los valores inicial y objetivo.
4. Cronometraje
Proporciona calendarios y hojas de ruta claros para la ejecución:
- Incluye la hoja de ruta del producto, mostrando cuándo tendrá lugar la iniciativa.
- Añade una hoja de ruta específica de la iniciativa con los hitos clave necesarios para ofrecer la propuesta de valor con éxito.
5. Actas, decisiones y acciones de seguimiento
Sigue la evolución de la iniciativa a lo largo del tiempo:
- Utiliza esta sección para documentar las discusiones, decisiones y acciones relacionadas con la iniciativa.
- Este registro proporcionará claridad y contexto a las partes interesadas actuales y futuras, garantizando la transparencia sobre por qué se tomaron decisiones específicas.
Recomendaciones adicionales
Aunque esta plantilla básica sirve de base sólida, puede enriquecerse con detalles específicos de la aplicación, como:
- Análisis funcional: Desglosa las hipótesis propuestas detallando los requisitos del producto.
- Soluciones técnicas: Incluye diagramas, especificaciones técnicas u otros recursos para explicar cómo la tecnología abordará los objetivos de la iniciativa.
Al utilizar esta estructura adaptable, se crea un recurso completo y accesible que alinea a los equipos, agiliza la ejecución y facilita el aprendizaje y la mejora continuos.
Conclusión
Las plantillas tienen algunas ventajas claras. Al dar a todas las iniciativas la misma estructura, resulta mucho más fácil para cualquiera encontrar rápidamente la información. También garantiza que se aborden sistemáticamente todas las cuestiones críticas, lo que ayuda a garantizar que la iniciativa aporte un valor real y se mantenga alineada con su propósito.
Dicho esto, las plantillas no están exentas de dificultades. No todas las iniciativas encajan perfectamente en un formato predefinido. Por ejemplo, las iniciativas basadas en hipótesis pueden no estar plenamente representadas en las secciones estándar, lo que puede limitar el proceso en algunos casos.
La clave está en tratar la plantilla como una herramienta flexible, no como un conjunto rígido de normas. Utilízala como guía, adáptala a tus necesidades y haz que funcione para ti. Lo más importante es que la plantilla ayude, no que obstaculice. Debe aportar claridad y estructura a tu proceso, haciendo que tu día a día sea más fácil y productivo, no añadiendo capas adicionales de complejidad.
En Apiumhub, entendemos los matices de la creación eficaz de plantillas para tener éxito en el desarrollo de iniciativas. Tanto si buscas agilizar tu proceso de desarrollo de software como mejorar la gestión de proyectos o la colaboración en equipo, ofrecemos soluciones a medida para satisfacer tus necesidades específicas.
