Reunión de Kickoff

En el mundo actual, los proyectos ágiles requieren mucha planificación y esfuerzo de colaboración entre los miembros del equipo, a fin de ofrecer un producto de alta calidad y gran satisfacción al cliente, entre otros beneficios que tiene la gestión de proyectos ágiles. Una reunión de inicio de proyecto o kickoff bien diseñada es una parte clave de esta planificación. Esta es una completa guía paso a paso.

La reunión de Kickoff

A kickoff meeting is where a product manager and relevant stakeholders set plans, goals, and responsibilities for the team’s work on a new product or set of features. For most organizations, this is also called a product feature kickoff, in which the team will leave with both a shared vision for what the feature should accomplish and an agreed-up set of tactical next steps to begin development.

En una reunión de kickoff, el product manager y las partes interesadas pertinentes establecen planes, objetivos y responsabilidades para el trabajo del equipo en un nuevo producto o conjunto de características. Para la mayoría de las organizaciones, esto también se denomina product feature kickoff, en la que el equipo debe acabar con una visión compartida de lo que debe lograr y un conjunto acordado de los próximos pasos tácticos para comenzar el desarrollo.

Si el Product Owner lo ejecuta correctamente, una reunión inicial debería contener:

• Visión del producto

Una reunión de kickoff bien organizada ofrece a los interesados de toda la empresa la oportunidad de ver cómo la creación de features o características añadirá valor tanto para el usuario como para la propia empresa. El propósito de esta reunión es que todos comprendan la intención del equipo de construir características específicas; y también debe comunicar qué problema del cliente resolverá, indicando cómo se mejorará el producto. Para lograr una visión común del producto, es muy importante que el objetivo sea el mismo para todos y sea visto de la misma manera por todo el equipo. Pero esto no significa que todos compartamos la misma visión. Se trata de estar en sintonía. Una gran manera de crear una visión compartida es a través de talleres de visión de producto. Un taller de visión sirve para todo el equipo, y si es posible es recomendable disponer de un focus grup de usuarios que sea confiable y pequeño. Su objetivo es definir la visión de producto y alinearla con todo el equipo.

• Perspectivas de los Stakeholders

Una reunión de kickoff puede beneficiarse de varios puntos de vista y perspectivas de todos los Stakeholders o partes interesadas. Es una oportunidad para descubrir posibles problemas, para que los desarrolladores puedan prever algunos aspectos del desarrollo de la característica. Si se ejecuta con éxito, el lanzamiento de una característica terminará con todos los interesados sabiendo exactamente lo que tienen que hacer a continuación para apoyar el desarrollo de la característica concreta.

• Estrategia de producto

Una reunión de kickoff permite al equipo colaborar y establecer un plan estratégico sobre cómo avanzar. Cuando tenemos una visión definida y un equipo alineado que la comparte, es cuando se define una estrategia de producto. Este plan cubre muchos factores, desde el segmento de mercado hasta las características que tendrá nuestro producto y cómo las pondremos a disposición de nuestros usuarios. Es una propuesta de valor que contiene un modelo de negocio, describiendo canales, recursos, ingresos, costes y socios.

Pero, ¿qué hace que un kickoff de proyecto sea bueno o malo?

Un gran kickoff es el resultado de una preparación adecuada. En esta guía cubriremos los principales pasos para hacer una buena reunión de inicio de proyecto.

¿Cómo preparar una reunión de kickoff?

• Establece una hora apropiada, con asistencia completa, que te deje tiempo suficiente para revisar a fondo todos los detalles del proyecto. La duración de una reunión de kickoff depende de la complejidad del proyecto. Asegúrate de tener suficiente tiempo para discutir todo lo que está en la agenda.

• Céntrate en tu audiencia. Los participantes en la reunión deben ser dirigidos por el Product Owner; especialmente si el equipo técnico no está presente. También es importante para todas las partes interesadas que tengan conocimiento de las necesidades de los clientes; así como la presencia de algunos clientes finales, si es posible; y el equipo que va a trabajar en el proyecto. Prepara adecuadamente a tu equipo y proporciónale las herramientas adecuadas para el éxito en una reunión de inicio de proyecto.
  

• Establece una agenda adecuada. Este es un buen comienzo para iniciar bien la relación con tu cliente. Un buen acercamiento al cliente necesita asegurar que se le pueda dar al proyecto la mejor oportunidad de éxito. El inicio del proyecto ocurre una vez y es la clave del proyecto.

¿Cuáles son las etapas de debe cubrir una reunión de kickoff?

Las reuniones de kickoff son necesarias para cada proyecto, por lo que es muy importante tener una agenda adecuada para cada uno de ellos.

     1. Introducciones

Kickoff meetings are designed to give the project some alignment and a proper direction, the time you spend on building a lasting relationship with all of the team members and stakeholders will prove to be very beneficial in the long run.

     2. Antecedentes del proyecto

Los antecedentes del proyecto son una visión general de alta prioridad ejecutada al comienzo de la reunión. Para una adecuada explicación de los antecedentes del proyecto, debes centrarte en las percepciones del proyecto, sobretodo en cuáles son los puntos críticos actuales, cuál es el contexto histórico y cómo el proyecto debe cambiar para mejor. Eso ayudará a comprender los componentes antiguos y nuevos del proyecto, desde la perspectiva interna hasta la gestión de alto nivel.

     3. Misión del proyecto

El propósito de la declaración de la misión, es la visión de la empresa sobre el proyecto y cómo se configurará para que sea beneficioso a largo plazo. Estamos hablando de un escenario a largo plazo, pero la misión del proyecto debe ser corta, inspiradora y articulada.

      4. Alcance

El alcance debe contener básicamente una breve descripción en la que se esbocen las características principales, las hipótesis y las limitaciones relacionadas con el proyecto descrito, el presupuesto y el calendario. Es muy importante lograr un consenso sobre el alcance, que ayudará a los miembros del equipo a estar en la misma página sobre los factores clave y las restricciones del proyecto.

Hay algunos enfoques recomendados que se deben recordar con respecto al alcance:

• Aportar una visión estratégica: la reunión debe crear una comprensión compartida de la visión del proyecto definiendo qué problema u oportunidad comercial se abordará, quiénes son los clientes objetivos, qué resultado del proyecto satisface las necesidades tanto de la organización como de los clientes, y cómo se medirá el éxito y con qué criterios de aceptación.
• Fijar expectativas realistas: compartir objetivos comunes y definir las funciones, responsabilidades y rendiciones de cuentas respectivas fortalecerá al equipo. Tanto el equipo como las partes interesadas deben ponerse de acuerdo sobre la viabilidad del proyecto.

• Discutir los riesgos: hacer que todos sean conscientes de los problemas y desafíos, establece el tono para conversaciones de equipo honestas que ayudarán a todos a priorizar los requisitos clave del proyecto, a superar los desafíos y a obtener mejores resultados a lo largo del proyecto.

     5. Planificación

La planificación es una parte importante de todo el proceso. Decide cuáles son tus resultados y cuáles son los hitos esperados para que el equipo pueda estar preparado cuando haya algún problema en la fase de desarrollo.

     6. Roles

Antes de que el proyecto se desarrolle, debes elegir los roles de equipo que formarán parte del proyecto. Esto te ayudará a mantener una conexión adecuada con tu equipo desde el principio y ayudará a establecer claridad. Es fundamental una comunicación clara, de modo que todas las partes externas involucradas comprendan lo que implicará su participación.

     7. Colaboración

Deja claro a todos en la reunión que aprecias su presencia y que estás agradecido de tenerlos a bordo y que esperas trabajar juntos en el proyecto. Esto puede ayudar a construir relaciones a largo plazo y crear una atmósfera de equipo mucho más efectiva. Una reunión de kickoff de proyecto reúne a los clientes y al equipo para colaborar en la construcción de una relación exitosa.

     8. Sesión Q&A

Puede resultar bastante obvio, pero deberías dejar tiempo para preguntas al final de la reunión. Esto ayuda a todos los presentes en la sala a salir con una idea clara de cómo se está llevando a cabo el proyecto y cuáles son los hitos. Deberías fomentar este tiempo de preguntas y respuestas y preguntar repetidamente si los miembros de su equipo tienen alguna pregunta o no. 

Usa metodologías Agile

Hay ciertos puntos que el equipo debe acordar durante una reunión de kickoff en un entorno de metodología agile, como la duración de los sprints, sesiones de retroalimentación sobre el desarrollo de historias de usuarios, entorno de prueba, lanzamientos, etc. Al final de la reunión de kickoff, cada persona debe tener una comprensión muy clara de la situación actual, así como de sus respectivas funciones y responsabilidades. Comparte esta información con cada miembro del equipo para asegurarte de que tienes acceso a toda la información discutida en la reunión. Para ello, recuerda utilizar metodología ágil.