Método Kanban: principios y ventajas

¿Qué es el método Kanban y para que sirve?

El método Kanban, al igual que el método Scrum, es un tipo de sistema basado en la metodología ágil. En el caso del método Kanban, se busca conseguir un proceso productivo, organizado y eficiente a la hora de poder llevar a cabo las diferentes tareas en un departamento. Puede tratarse de un proyecto en concreto o bien de un departamento interno en si. Fomenta el trabajo en equipo, funcional y con un flujo permanente de tareas.

DEFINICIÓN DE KANBAN

Kanban es una palabra japonesa, que significa panel / Cartel. La idea de este sistema de organización es clasificar las tareas en 4 apartados; Por Hacer, En proceso, Pendiente de revisión, Hecho. Dentro de estos apartados, cada miembro clasifica sus tarjetas en función de las prioridades acordadas. Las herramientas, como por ejemplo Trello, facilitan la comunicación entre los miembros del equipo, dan la posibilidad de mover tarjetas entre los mismos o de crear tarjetas no solo propias, sino que pueden ser asignadas a terceros. Por otro lado, Kanban garantiza un resultado fiable y de calidad, debido a las diferentes fases con las que cuenta este tipo de sistemas. En Apiumhub trabajamos con Trello, una de las herramientas más empleadas en metodología ágil, específicamente el sistemas Kanban. Nos permite reducir el caos al organizar las tareas, evitar saturaciones mediante la priorización de las tarjetas y no saturar el cuello de botella ya que en todo momento eres consciente del trabajo pendiente y el realizado.

Diferencia entre el método Scrum y el modelo Kanban

Scrum y Kanban son dos de los frameworks o marcos de referencia más conocidos de las metodologías Lean y Agile. Fueron creadas para la optimización de procesos de trabajo sin embargo existen diferencias que te pueden hacer decantarte por una o por otra. A diferencia de Scrum, que trabajan en Sprints de duración determinada. En el caso de Kanban, las tareas pueden tener una fecha límite, pero no es tan estricto el periodo determinado en un inicio para cada tarea. El hecho de trabajar en pequeños bloques o paquetes, llamados tarjetas, permite ser mucho más resolutivos y reducir los tiempos de desarrollo.

4 Principios: Características del Método Kanban

Para poder agilizar las tareas, Kanban cuenta con cuatro principio o características básicas que lo fundamentan:

PRINCIPIO 1: Visualización en el Modelo Kanban

Para poder comprender en qué momento del desarrollo se encuentra tu proyecto o revisar los temas tratados, Kanban es totalmente transparente, de forma que tienes acceso a todas la tareas en cualquier momento. Lo cual te permite organizarte en los diferentes bloques (Por Hacer, En proceso, Pendiente de revisión, Hecho) y hacer modificaciones para el buen funcionamiento del equipo.

ELEMENTOS VISIBILES EN EL PROCESO KANBAN

Tarjeta KANBAN – DEFINICIÓN, TIPOS Y EJEMPLOS

La Tarjeta Kanban es el elemento clave en el tablero Kanban. ¿Sabes lo qué es y lo que debe contener? Es simple, cada tarjeta contiene información como el nombre de la tarea, la descripción, la persona asignada, la prioridad, comentarios, enlaces externos… así como las subtareas asociadas. Podemos separar estos elementos de la tarjeta en visibles o detalle en función de si es necesario abrir la tarjeta o no para visualizarlo. De esta forma tendríamos:

• Partes visibles tarjeta:
  • Título Tarea: El nombre que le hemos dado a la tarea siempre será visible en la tarjeta Kanban.
  • Descripción Tarea: Aquí introduciríamos los detalles de la tarea. Suele ser visible en todos los modos de visualización.
  • Tiempo ciclo: Entendemos como tiempo de ciclo como la duración estimada de la tarea.
  • Persona asignada.
  • Prioridad:
• Detalles tarjeta Kanban: Estas partes suelen ser vistas solo si pinchas en el detalle de la tarjeta, siendo «invisibles» en el modo tablero Kanban. Su función es dar más información pero suelen permanecer más escondidas por no ser tan vitales como los anteriores.
  • Comentarios miembros equipo.
  • Enlaces adjuntos.
  • Archivos adjuntos
  • Histórico estados tarjeta

¿Qué es un Tablero KANBAN?

Una vez explicado el método Kanban y sus elementos (tarjetas) debes conocer que es un tablero Kanban. Pues bien, un tablero Kanbar no es otra cosa que una herramienta para plasmar todo el flujo de los componentes. Originalmente, en la década de los 40, cuando Toyota lo implantó no se plasmaba en un ordenador mediante herramientas como Trello (evidentemente). La forma en la que se hacía (y hoy en día se hace aún en muchos entornos) es con una pizarra blanca o tablero de corcho dividida en filas y columnas y post-its. Los Post-Its representaban las tarjetas Kanban y estas se podían mover por las principales columnas antes mencionadas: Por Hacer, En proceso, Pendiente revisión y Hecho. Ese suele ser el flujo habitual aunque cada departamento puede adaptarlo a sus necesidades e incluso dividir en subsecciones cada columna. Por ejemplo, podríamos añadir estas otras subsecciones para tener un estado más claro de la tarea.

• Por hacer
  • Pendiente valorar esfuerzo
  • Pendiente asignar equipo
• En Proceso
• Pendiente Revisión
• Hecho
  • Pendiente aplicar cambio
  • Cambio aplicado

A día de hoy ya no es necesario emplear pizarras + post its y puedes beneficiarte de la potencia de herramientas como Trello pero para procesos sencillos muchos departamentos siguen empleando el método tal como se empleaba hace más de 60 años.

PRINCIPIO 2: Tareas en proceso

El principio 2 de la metodología KANBAN dice que no se debería de trabajar con más de una tarjeta a la vez. Y esta tarjeta, se clasifica en uno de los tres bloques del tablero kanban al finalizar la jornada: Por hacer, En Proceso, Pendiente revisión, Hecho. Durante la realización de las tareas, surgen dudas, o se ven fallos / mejoras. Kanban fomenta la continua modificación de las tareas, ya que se trata de un sistema de trabajo inmediato, compuesto por pequeñas tareas de corta duración. De esta forma ponemos freno a uno de los principales problemas en un entorno de trabajo: la focalización. Centrarse en tareas de corta duración y etiquetarlas según su estado no solo te permite ser más productivo sino que te permite afrontar el problema de una forma más eficaz que con una tarea más grande en la que tienes la sensación de que no avanzas-

PRINCIPIO 3: Priorización de tareas en método KANBAN

Gracias a este concepto, cuando vas al bloque de las tareas pendientes, ya tienes claro cuál es el siguiente tema a tratar. La trasparencia que te permite ver todos los ejercicios a realizar hace que sea posible un gestión mejor del tiempo y colocar las tareas con un orden coherente para facilitar el trabajo propio y el del equipo. La mayor parte de herramientas para implementar la metodología Kanban te permiten o bien ordenar con drag and drop las tareas de acuerdo a la prioridad para el equipo o dependencias o incluso asignarles un valor. Además, una buena practica, suele ser la incorporación de filas de acuerdo a diferentes prioridades/conceptos dentro de una misma columna. Por ejemplo podemos crear filas para agrupar tareas como:

• Agrupación tareas por tipología de trabajo
• Agrupaciones en base al estado de desarrollo
• Agrupación por prioridades equipo/dependencias

De la misma forma hace más de 60 años se movían los post-its verticalemente en la columna correspondiente de acuerdo a la prioridad que tenían aunque ahora resulta más sencillo. Otra opción es utilizar una escala de colores para priorizar.

PRINCIPIO 4: Medir el tiempo

Gracias al sistema de situar las tareas en “Haciendo”, durante el tiempo que trabajamos en ellas y etiquetar las tarjetas según el tema tratado, podemos hacer un seguimiento del tiempo invertido en cada función, departamento o campo.

Ventajas y desventajas del Sistema o Método Kanban

Aunque son muchas las ventajas y desventajas de usar el método Kanban, vamos a mencionar las más importantes.

VENTAJAS DEL MÉTODO KANBAN – BENEFICIOS

• Procesos innecesarios; Debida a la comunicación y las facilidades de las diferentes herramientas Kanban, evitamos procesos que reducen la eficiencia o maximizan el tiempo de trabajo. Por ejemplo el no tener que usar papeles, facilitarnos la comunicación interna, resolver dudas de forma inmediata o asignar tareas para su revisión.
• Conciencia sobre el desarrollo; Gracias a la comunicación y al control que se tiene en todo momento sobre el estado el producto, es mucho más sencillo mantener al equipo actualizado y con conocimiento del proceso que les envuelve.
• Equipo motivado; Debido a las características de Kanban y su metodología de trabajo, el equipo se ve más único, y con una mayor facilidad para plantear y resolver dudas al mismo tiempo que van saliendo. Se crea un vínculo mayor que con otros procedimientos y sirve como incentivados para los miembros del equipo.
• Flexibilidad; Ya que vivimos tiempos rápidos, tenemos que saber cómo enfrentarnos a los cambios, y con kanban, podemos hacer variaciones al producto tan pronto como se detecte un error o un giro en el mercado. Estos errores se localizan en breves periodos de tiempo debido a la corta duración de las tareas asignadas. Esto permite ofrecer productos que puedan competir con mercados emergentes y ofrecen una flexibilidad de adaptación mucho mayor.
• Más eficaces; Como ya hemos comentado, Kanban nos permite optimizar los tiempos, lo cual se traduce en eficiencia. Mayor calidad en menor tiempo. Además de las múltiples actualizaciones que podemos hacer durante el proceso evolutivo de un proyecto, es otros de los factores que nos permiten no tener que volver a empezar prácticamente desde cero al detectar errores o querer implementar mejoras.

Estas son las cinco grandes ventajas de usar kanban. Así que ya sabéis, si queres trabajar en equipo, de forma más resolutiva y con un buen feedback de vuestros clientes, metodo kanban es la solución.

DESVENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA METODOLOGÍA KANBAN

Lamentablemente cualquier metodología también tiene desventajas e incovnenientes. Ya sea la aplicación a un determinado sector o la rigidez de sus normas.. Veamos cuales son los inconvenientes más comunes antes de entrar en herramientas y empresas que lo utilizan.

• Costoso en determinados casos. Al ser un sistema basado en tareas si lo tratamos de aplicar en departamentos de producción muy grandes o en equipos multidiciplinares puede ser imposible de aplicar puesto que acabaríamos con tableros difíciles de gestionar.
• Tipo de Proyecto. El proceso Kanban llevado a la gestión de equipos, proyectos o procesos industriales asume que se sigue un ciclo repetitivo (por hacer, en proceso, en revisión, hecho). Si te encuentras ante tareas que no siguen un patrón o que no es relevante conocer el estado puedo que no te resulte útil seguir esta metodología o flujo de trabajo.
• Anticipación: Aplicando la metodología Kanban resulta complicado anticiparse ante cambios de un proyecto.

HERRAMIENTAS PARA IMPLEMENTAR KANBAN

Finalmente veamos las principales herramientas que existen para llevar a cabo la metodología Kanban. Ya no necesitas una pizarra blanca y post-its, por suerte existen numerosas herramientas que nos lo ponen más fácil.

• Trello es probablemente la herramienta más conocida en la que poder implementar la filosofía Kanban. Está disponible tanto en móvil como desktop, además es gratuita. Cómo ya hemos comentado en algunas ocasiones es la que utilizamos en apiumhub.
• CLICK UP es una alternativa interesante a Trello. También es gratuita y entre sus múltiples ventajas además de las propias que implica seguir una filosofía KANBAN tenemos el poder crear diagramas de gantt, líneas de tiempo o crear/documentar procesos de forma colaborativa al estilo Wikis. Ideal para documentar procesos.
• MeistarTaks es una versión freemium que puede ser interesante si te interesa automatizar ciertos aspectos de la gestión. Entre sus principales virtudes se encuentran la posibilidad de personalizar el tablero kanban de acuerdo a un estilo de colores o la de automatizar la creación recurrente de ciertas tareas que se repitan.

APLICACIONES DE LA METODOLOGÍA KANBAN

Aunque este portal trate sobre temas de desarrollo esta filosofía de trabajo no solo tiene una aplicación en la gestión de proyectos y equipos relacionados con el desarrollo de software, tiene muchas más aplicaciones. Veamos algunos ejemplos en las que puede resultar útil.

1. Para planear publicaciones en redes sociales En las redes sociales la planificación y organización son vitales. No os penséis que los community manager están constantemente conectados, simplemente se organizan y planifican la semana de acuerdo a los contenidos y tendencias de la semana. Un caso de uso distinto al del desarrollo de software puede ser la aplicación de KANBAN para gestionar las redes sociales de tu negocio. En ese caso ya no tienen tanto sentido las columnas: Por hacer, En progreso, En revisión o Realizado. Son más habituales estas otras: Inspiración/Tendencias, Por escribir, Escritos, Programados, Publicados.
2. Para planificar formaciones online Otro caso de uso puede ser para la planificación de formaciones online. Nuevamente los estados tipo del método Kanban no son útiles y podrías emplear estados de flujo de trabajo como: Bibliografía, Cuestiones para siguientes webinars, Por hacer, Pendiente, bloqueado o realizado
3. Para gestionar embudos de venta Un embudo de venta es un proceso que puede ser gestionado perfectamente a la filosofía Kanban ya que tiene unas partes diferenciadas y nos conviene saber el estado de cada tarea. En este caso las tareas suelen ser los propios leads y la describen sus datos personales (Nombre, Teléfono, Mail…). Las diferentes fases del embudo serán marcadas por el propio sector pero podrían ser las siguientes: Pendiente contacto, Contactado, Pendiente Elaborar Propuesta, Pendiente Llamada, Cliente Cerrado
4. Para planear un viaje

CONCLUSIONES DEL SISTEMA KANBAN

Kanban es mucho más que post-its en la pared. Su sistema de trabajo y filosofía te permiten ser más productivo en el día a día. Tiene multitud de aplicaciones. De hecho, como habrás podido leer no se inventó en el terreno del desarrollo de software sino en el proceso industrial pero más tarde fue aplicado en diversos campos dónde es necesario tener claro el flujo de trabajo. Establecer los flujos y limites del trabajo en proceso (WIP) resulta indispensable para sacar todo el potencial a esta filosofía de proceso. Si queréis saber más sobre este método, dejadnos un mensaje y os enviaremos más información y proyectos.

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