¿Qué es y cómo hacer un Open Space?

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Hacer un open space

¿Cuántas veces has asistido a un meeting o una reunión y piensas que no te ha servido de nada? O ¿Cuantas veces tienes dudas a lo largo de la semana y no encuentras respuestas?
En parte, hacer un open space está diseñado para solucionar las dudas o inquietudes de los miembros del equipo, aprender unos de otros y todo esto de una forma amena.

En Apiumhub decidimos hacer los Open Space en viernes, de esta manera conseguimos varias cosas; en primer lugar, que todas las dudas que surjan entre semana, se resuelvan, que el viernes sea una formación para todos y que los nuevos proyectos se den a conocer para poder trabajar en ellos a la semana siguiente.

En estas reuniones, no hay un tema predefinido, sino que los propios participantes son los que van dando la temática en base a las propias inquietudes. Por eso mismo, todos son iguales y cuando un tema se bloquea, se puede decidir zanjar y pasar a siguiente.

Escogemos la sala más grande que dispongamos, de forma que siempre tengamos sitio para todos los que quieran participar y para hacerlo más cómodamente, colocaremos las sillas en un círculo o de la manera que se desee, siempre y cuando todos nos podamos ver las caras y hablar sin mesas, ordenadores u otras distracciones por en medio. Si es necesario (sobre todo depende del tamaño de la empresa y el número de empleados) se pueden organizar varias reuniones simultáneas en base a los intereses. También es muy aconsejable utilizar una pizarra, un tablón de corcho u otra superficie donde podamos ir escribiendo las temáticas seleccionadas para la dinámica, puesto que antes de comenzar, se hará una lluvia de ideas o temas, sin ninguna restricción, lo único, es que al finalizar esta lluvia de sugerencias, entre todos debatiremos cual es el orden de prioridades y cuáles se descartan, sin juzgar.

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Nadie sabe exactamente como hacer un open space, pueden tener una duración de entre una, dos jornadas laborales o incluso más. Algo seguro, es que se caracterizan por cuatro puntos:

Cualquier persona es bienvenida, todos participan y una vez empezada la reunión, cualquier opinión, experiencia o duda es buena, pues todo aporta. De la misma manera que si a alguien no le interesa el tema tratado, es libre de cambiar de reunión o tomarse un descanso para hacer un café.

Lo que sucede es lo que tiene que suceder, con esto queremos decir que no es un momento para estar pensando en otras cosas o en cómo debería estar saliendo la reunión, sino que es momento de aportar y aprender. Si ves que se podrían estar tomando otras sendas, puedes proponerlas y adelante.

Cuando se empieza, se empieza… no hay un horario ni una duración establecidas. En el momento en que empieza el Open Space, ha empezado, independientemente de que el último fuera una hora más tarde o que no tuviese una hora fijada de inicio.

Cuando se termina, se termina… por el mismo motivo que no hay un inicio, no hay un final. Dependiendo de los temas, el Open Space puede ir más rápido o más lento, por eso mismo, nunca se sabe a qué hora acabará. Eso sí, si un tema se alarga mucho y no se sacan conclusiones, somos libres de cerrarlo y pasar al siguiente.

La idea es que nada interrumpa la dinámica y aunque los participantes sean libres de asistir o no, siempre mantener el respeto hacia los que quieren aprovecharla.

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En Apiumhub, aprovechamos estas Open Space para dar charlas sobre conceptos de desarrollo más específicos, de forma que toda la empresa pueda estar al tanto de lo que hacemos y de cómo lo hacemos. Es muy importante el poder tener feedback de nuestros compañeros para ver cómo evoluciona la empresa, el proyecto que se esté llevando a cabo en ese momento o incluso uno mismo. Puesto que como hemos comentado, las Open Space, no son unas simples reuniones de equipo, es un momento de aprendizaje, donde debemos estar atentos a todo lo que se plantea y absorbiendo conocimientos que a posteriori, seguro que nos serán útiles.